Privacyverklaring


Alle door onze leden meegedeelde persoonsgegevens worden enkel gebruikt met het oog op de gebruiksprofilering en interne communicatie vanuit en naar KVC Genk vzw met onze leden. Gegevens worden verzameld met het oog op het verbeteren van de communicatie en de dienstverlening tussen de vereniging en haar leden.

KVC Genk vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens, respecteert uw privacy en beschermt deze waarbij wij er alles aan doen om uw privacy te waarborgen. Onze vereniging houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet - en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt in ieder geval met zich mee dat
  • wij uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;
  • de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • wij vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • wij de passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • wij geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens en u hierop willen wijzen en deze willen respecteren;
  • het lid door zijn aansluiting bij KVC Genk vzw toestemming geeft aan KVC Genk vzw om zijn lidmaatschap kenbaar te maken aan de Limburgse, Vlaamse en Belgische federaties en aan de Stedelijke, Provinciale of Vlaamse overheid voor zover deze nodig zijn voor een goede werking van de vereniging.
  • door de ondertekening van het aansluitingsformulier door de ouder of de wettelijke vertegenwoordiger wordt, tenzij expliciet en op voorhand schriftelijk aangegeven, aan KVC Genk vzw toestemming gegeven om ook de persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) te verwerken;
  • het lid door zijn aansluiting bij KVC Genk vzw, tenzij expliciet en op voorhand schriftelijk aangegeven, de toestemming geeft aan KVC Genk om individuele, club- en/of teamfoto's of video's te tonen op de website en de sociale media van de vereniging.
Meer bepaald worden uw persoonsgegevens door KVC Genk vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
  • Ledenadministratie: voor het bijhouden van het wettelijk verplicht ledenregister;
  • Ledenbeheer: voor de registratie van betalingen van lidgelden en sportieve en extra-sportieve activiteiten, kledingmaten en spelersuitrustingen;
  • Leden informatie: KVC Genk vzw registreert persoonsgegevens van haar leden en sympathisanten om hen op de hoogte te houden over de werking en activiteiten (o.a. nieuwsbrieven, mail of postmailing);
  • Activiteiten: voor de organisatie van activiteiten en om hen te informeren over deze en toekomstige activiteiten;
  • Gebruikerslijsten: registratie van persoonsgegevens van de gebruikers voor het aanbod van de organisatie;
  • Personeelsadministratie:registratie van personeelsgegevens van medewerkers en/of personeelsleden om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen inzake personeelsbeheer;
  • Vrijwilligersovereenkomsten: registratie van persoonsgegevens van haar vrijwilligers om te voldoen aan de vrijwilligerswetgeving;
  • Contacten met freelancers: KVC Genk vzw registreert persoonsgegevens van de freelancers met wie ze samenwerkt;
  • Leveranciersboekhouding: KVC Genk vzw registreert persoonsgegeven van de leveranciers voor de betaling van facturen en de correcte verwerking in de boekhouding;
  • Contactlijsten: KVC Genk vzw registreert persoonsgegevens van de contacten en sponsors die KVC Genk vzw heeft gehad of kan hebben om hen op een efficiënte manier te kunnen contacteren;
  • Giftenlijsten: KVC Genk vzw registreert persoonsgegevens van de bedrijven en/of personen die een betaling of een gift deden aan KVC Genk vzw, o.a. om de fiscale attesten te kunnen opmaken volgens de wettelijke regels;
  • Sociale media: KVC Genk vzw registreert de mensen die de Facebook-pagina, twitterpagina en Linkedin-pagina van KVC Genk vzw volgen;
  • Bestellijsten: KVC Genk vzw registreert de persoonsgegevens van personen die materialen of diensten bij KVC Genk vzw bestellen om de dienst te kunnen leveren, hen te informeren over de bestelling en de facturatie te kunnen doen;
  • Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting).
Het is eveneens mogelijk dat KVC Genk vzw de door en naar hen verzonden e-mails of andere berichten bewaart. Soms kan er gevraagd worden naar persoonlijke gegevens die voor de desbetreffende situatie of activiteiten relevant zijn. Dit maakt het mogelijk uw vragen te verwerken en uw verzoeken te beantwoorden. De gegevens worden opgeslagen op eigen beveiligde servers of die van een derde partij.
KVC Genk vzw verzamelt of gebruikt geen informatie voor andere doeleinden dan de doeleinden die worden beschreven in dit privacy beleid, tenzij we van tevoren uw toestemming hiervoor hebben verkregen.
De informatie wordt niet met derden gedeeld. In enkele gevallen kan de informatie intern gedeeld worden. Al onze medewerkers (bestuursleden, trainers, coaches, ...) zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren.
Elk lid heeft steeds het recht om kosteloos de door ons opgeslagen gegevens op te vragen, een aanpassing te vragen van zijn gegevens of, wanneer het lidmaatschap wordt beeindigd, om de verwijdering van zijn gegevens te vragen .
Daarvoor moet contact worden opgenomen met KVC Genk vzw, ofwel per brief naar het adres van de maatschappelijke zetel, KVC Genk, Richter 17, 3600 Genk, ofwel via e-mail naar info@vcgenk.be.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking.
Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
  • alle personen die namens KVC Genk vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
  • wij hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Wijzigingen in de privacy verklaring

Deze privacyverklaring is afgestemd op het gebruik en mogelijkheden van deze site en onze nieuwsbrieven die we verzenden. Eventuele aanpassingen in onze activiteiten of op onze site, kunnen leiden tot wijzigingen in deze privacyverklaring. Het is bijgevolg raadzaam deze verklaring regelmatig te raadplegen. Bij wijzigingen zullen we dit aankondigen op de website waar de verklaring staat met aanduiding van de datum waarop de laatste wijziging gebeurde.

Verklaring van afwijzing van verantwoordelijkheid

KVC Genk vzw beoogt met deze website de toegang van het publiek tot informatie over haar initiatieven te verbeteren. Het is dan ook de bedoeling dat deze informatie bijgewerkt en juist is. Indien wij opmerkzaam worden gemaakt op onjuistheden, zullen wij trachten deze te verbeteren.
KVC Genk vzw kan evenwel geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor de op deze site verstrekte gegevens aanvaarden.
Deze gegevens omvatten uitsluitend informatie van algemene aard die niet op de specifieke omstandigheden van enige persoon of entiteit gericht is. Ze zijn niet noodzakelijk allesomvattend, volledig, nauwkeurig of bijgewerkt en zijn soms gekoppeld aan externe sites waarover KVC Genk vzw geen zeggenschap heeft en waarvoor KVC Genk vzw geen verantwoordelijkheid draagt.

Zij vormen geen professioneel of rechtskundig advies (voor specifiek advies dient u steeds een daarvoor geëigende deskundige te raadplegen).
Er wordt op gewezen dat niet kan worden gewaarborgd dat een document dat on-line beschikbaar is, een exacte weergave van een officieel goedgekeurde tekst vormt. Sommige gegevens of informatie op onze site kunnen evenwel in files of formats zijn gecreëerd of gestructureerd die niet foutloos zijn. Wij streven ernaar onderbrekingen door technische fouten zo veel mogelijk te voorkomen maar kunnen niet garanderen dat onze dienst geen onderbreking zal kennen of door andere problemen kan worden beïnvloed.
KVC Genk vzw aanvaardt geen aansprakelijkheid voor problemen die zich als gevolg van het gebruik van deze site of van andere daarmee verbonden externe sites mochten voordoen.

Genk, 1 mei 2021