HUISHOUDELIJK REGLEMENT
Koninklijke Volleybalclub Racing Wara Genk vzw - Richter 17 – 3600 Genk

I. Algemeen

De Koninklijke Volleybalclub Racing Wara Genk vzw is een sportvereniging die de promotie en de beoefening van de volleybalsport op competitief vlak als ultieme doelstelling heeft.
De vereniging staat open voor iedereen vanaf de leeftijd van 8 jaar die de volleybalsport wenst te beoefenen.
De 6- en 7-jarigen kunnen aansluiten bij de Bewegingsschool Volleybaltechnieken.
De vereniging maakt bij het aansluiten geen onderscheid op basis van ras, geslacht, afkomst, huidskleur, religieuze of politieke overtuigingen.
Zij biedt aan al haar aangesloten spelende leden de middelen en de mogelijkheden om het volleybal te beoefenen op het voor haar/hem meest geschikte niveau.

De vereniging is juridisch een vzw die werkt volgens een bestuurlijke organisatie op 3 (drie) niveaus: de Algemene Vergadering (AV), het Dagelijks Bestuur (DB) en de verschillende uitvoerende commissies (Technische Commissie, Financiële Commissie, Administratie- en Coördinatiecommissie).

II. Verantwoordelijkheden en taakverdeling

Alle bestuursleden engageren zich ten volle voor de club en verbinden zich ertoe de hun opgelegde taken en opdrachten correct en stipt uit te voeren, met respect voor de geldende deadlines. Zij verklaren kennis genomen te hebben van de organisatienota, het organigram, de statuten en onderhavig Huishoudelijk Reglement.
Zij nemen, zoveel als mogelijk, deel aan de vergaderingen van bestuur en/of commissies. Zij bevestigen elk jaar, tijdens de Algemene Vergadering, hun mandaat, dat vervolgens door de AV voor telkens één jaar wordt verlengd na voorlegging van de nodige werkingsdocumenten, w.o. de financiële rekeningen.

  1. Algemene Vergadering (AV): zie Artikel 18 van de vzw-statuten.

  2. Raad van Bestuur (RvB) (is geïntegreerd in het Dagelijks Bestuur):
    1. Vergadert driemaal per jaar: begin seizoen, vóór de AV en einde seizoen;
    2. Stelt de algemene beleidslijnen op en bepaalt de langetermijnvisie van de club;
    3. De doelstellingen 2007-2015 zijn voorwerp van een apart document in bijlage;
    4. Stelt de begroting op voor het volgend werkingsjaar, op voorstel van de financiële commissie;
    5. Bepaalt het bedrag van het lidgeld voor de spelende leden;
    6. Superviseert de werking van het Dagelijks Bestuur en de commissies, en controleert de in- en uitgaande facturen/rekeningen;
    7. Beslist over extra uitgaven die oorspronkelijk NIET in de begroting of het jaarbudget werden opgenomen;
    8. Roept jaarlijks de AV samen, stelt het verslag op en maakt de nodige documenten over aan de griffie van de Rechtbank van Koophandel en aan het Belgisch Staatsblad.

  3. Dagelijks Bestuur (DB):
    1. Vergadert bij voorkeur om de 4 (vier) weken;
    2. Bespreekt de voorstellen van de verschillende commissies en de geplande activiteiten, brengt evt. wijzigingen aan na discussie en bekrachtigt de genomen beslissingen in plenaire vergadering;
    3. Geeft zijn definitief akkoord voor de uitgaven/betalingen/bestellingen, opgenomen in het jaarbudget en noodzakelijk voor de normale clubwerking;
    4. Stelt een lijst op van “losse” medewerkers voor elke activiteit waaraan zij deelnemen, zodat ook deze mensen voor die bepaalde activiteit verzekerd zijn.

  4. Uitvoerende commissies:
    1. Technische Commissie:
      1. Bepaalt de algemene SPORTIEVE beleidslijn van de club van de basis tot de top van de spelerspiramide;
      2. Coördineert de jeugdwerking en -opleiding via de jeugdcoördinator;
      3. Scout en rekruteert speelsters en spelers en deelt ze in bij de voor hun best passende ploeg en niveau, met regelmatige opvolging en evaluatie;
      4. Is verantwoordelijk voor de ploegindeling, en bepaling van het niveau van elke ploeg, naar het volgend seizoen toe (competitie en beker);
      5. Rekruteert trainers en vervolledigt de trainersstaf. Informeert de (nieuwe) trainers over de manier van werken binnen de club en laat ze het “Charter van de trainer-vrijwilliger” ondertekenen;
      6. Roept op regelmatige tijdstippen (maandelijks) de trainersvergadering samen;
      7. Rapporteert voorstellen en beslissingen aan het Dagelijks Bestuur.
    2. Financiële Commissie:
      1. Voert de clubboekhouding en legt de resultaten voor aan de Raad van Bestuur;
      2. Doet voorstel begroting aan de Raad van Bestuur, die definitief beslist en voorlegt aan de Algemene Vergadering;
      3. Maakt en verstuurt de uitgaande facturen en betaalt de inkomende facturen, evt. na goedkeuring door het Dagelijks Bestuur;
      4. Doet de inning én opvolging van de lidgelden;
      5. Plant en organiseert de activiteiten- en evenementenkalender en de ermee gepaard gaande financiële transacties;
      6. Zorgt voor inkomsten uit externe sponsoring en volgt deze dossiers op;
      7. Sluit een verzekering “Burgerlijke Aansprakelijkheid” af voor alle leden van de vzw.
    3. Administratie- en coördinatiecommissie:
      1. Verantwoordelijk voor secretariaat en ledenadministratie (extern en intern);
      2. Maakt de planning van trainingen en wedstrijden (kalenders, zalen, uren…) en voert de noodzakelijke wijzigingen door;
      3. Maakt de planning voor inzet van markeerders, terreinafgevaardigden en (jeugd)scheidsrechters + afspraken voor bijkomende opleidingen;
      4. Voert de externe (bonden, stad, pers…) en interne (briefwisseling, emailverkeer, website…) communicatie;
      5. Belegt oudervergaderingen per ploeg en contacteert zogenaamde “losse medewerkers” voor ploegbegeleiding en medewerking tijdens de geplande clubactiviteiten. Namen worden voorgelegd aan het DB;
      6. Verzekert de perscontacten en de verslagen voor de pers.

III. Taken en verantwoordelijkheden TRAINERS

  • Elke trainer engageert zich ten volle voor onze club en bevestigt dit door ondertekening van het “Charter van de trainer-vrijwilliger”;
  • Zij/hij neemt kennis van de organisatienota, het organigram, de statuten en het onderhavig “Huishoudelijk Reglement”;
  • De trainer is een voorbeeld voor zijn speelsters/spelers wat betreft stiptheid, kledij en netheid. Zij/hij is streng maar rechtvaardig en gedraagt zich altijd opvoedend;
  • Zij/hij creëert en promoot een positief imago en draagt de club op een positieve wijze naar de buitenwereld uit;
  • Zij/hij is bereid tot het volgen van bijkomende opleidingen ten bate van zichzelf, van haar/zijn spelersgroep en dus ook van de ganse club. De onkosten worden door de club gedragen op voorwaarde dat de trainer minstens 3 jaar aan de club verbonden blijft. Een aparte overeenkomst dienaangaande wordt ondertekend door trainer en club;
  • Incidenten worden asap gemeld aan één van de bestuursleden, kwetsuren en sportletsels aan de secretaris én de clubdokter;
  • In de JEUGDCOMPETITIES is het naakte resultaat ondergeschikt aan de individuele opleiding, bevordering van de ploeggeest en het geven van speelgelegenheid aan alle spelers. In de BEKER wordt overal met het sterkst mogelijke team gespeeld.

IV. Huisregels voor de SPELENDE LEDEN

  1. Algemene gedragscode:
    1. Iedereen die aansluit bij KVC Racing Wara Genk engageert zich voor 100% voor de club en is gemotiveerd voor het volgen van een gedegen volleybalopleiding én voor deelname aan alle sportieve clubactiviteiten. Dit impliceert aanwezigheid op tenminste 2 (twee) – of, volgens noodzaak meerdere - trainingen per week, teneinde de continuïteit van de opleiding en het mee doorschuiven naar de hogere (jeugd)categorieën te verzekeren, alsook deelname aan alle competitie- en bekerwedstrijden.
    2. Ook belangrijk is integratie in het verenigingsleven , hetgeen betekent dat men, in de mate van het mogelijke, deelneemt aan alle extrasportieve activiteiten en evenementen, liefst mét ouders en/of familie.
    3. Iedereen gedraagt zich volgens de geldende maatschappelijk normen: beleefdheid in alle omstandigheden; respect voor mensen, materiaal en infrastructuur; sportiviteit naar vriend en tegenstander; aanvaarding van opmerkingen of beslissingen van bestuur, trainers of scheidsrechters. Negatieve of afbrekende kritiek is uit den boze zodat het positieve imago van de club hoog gehouden wordt. Problemen worden binnenskamers uitgepraat;
    4. In de sporthallen wordt er, waar ook, niet meer gerookt! Wees matig met alcoholverbruik na de trainingen of wedstrijden, geen verbruik van dranken in de kleedkamers. Drugs en/of doping horen NIET thuis in onze club en geven aanleiding tot onmiddellijke uitsluiting, zonder enige vorm van verhaal of compensatie. Neem voldoende rust en ga tijdig slapen, zeker vóór de wedstrijddag. Evenwichtige voeding is belangrijk en bevordert de lichamelijke fitheid én de sportieve prestaties.

  2. Trainingen en wedstrijden:
    1. Kom steeds stipt op tijd en help evt. met het klaarzetten van de zaal (beurtrol);
    2. Verwittig bij gedwongen afwezigheid steeds je trainer, niet één van de spelers;
    3. Tijdens studie- of examenperiodes regel je je programma zó dat op zijn minst de wedstrijden niet in het gedrang komen. Volleybal is bij uitstek een ploeg sport: ongegronde afwezigheden kunnen leiden tot forfait, waarvan de medespelers en de club (boetes, onkosten…) het slachtoffer zijn;
    4. De sportieve volleybalactiviteiten hebben voorrang op andere hobby's, zie de opmerking over engagement en motivatie;
    5. Breng steeds je identiteitskaart mee (wettelijke verplichting!);
    6. Bij thuiswedstrijden is men 45' vóór aanvang in de zaal aanwezig, tenzij andere afspraak. Bij uitwedstrijden beslist de trainer waar en wanneer vertrokken wordt, steeds met eigen vervoer: maak hiervoor een beurtrol (met de ouders), ook wat betreft de ploegbegeleiding;
    7. Luister steeds aandachtig naar de richtlijnen en opmerkingen van trainer of ploegbegeleider; bij een time-out loop je direct naar de coach toe;
    8. Stoor de wedstrijden/trainingen niet door GSM-gebruik en andere elektronica;
    9. De verantwoordelijkheid van de trainer (en dus de club) beperkt zich vanaf 15' vóór tot 15' na de training, verlaat dus nooit de zaal vóór het einde van een training, tenzij na specifieke toelating en/of afspraak met de ouders en trainer;
    10. Steun mekaar in alle omstandigheden, moedig aan en supporter, ook de reservespelers op de bank. Houd je ten allen tijde klaar voor een invalbeurt, d.w.z. zich warm houden en verzamelen rond de coach bij een time-out;
    11. Na het einde van training of wedstrijd ruimt IEDEREEN gezamenlijk de zaal op! Afval wordt in de vuilnisbakken gedeponeerd;
    12. Bij uitnodiging voor Provinciale of Nationale selectie: ga er zoveel mogelijk naartoe maar bespreek de modaliteiten met je trainer.

  3. Kledij en hygiëne:
    1. Draag steeds verzorgde kledij vóór en na de sportbeoefening;
    2. Tijdens de trainingen draag je sportkledij en geschikte volleybalpantoffels;
    3. Verzorg je haren en knip je nagels;
    4. Verwijder alle siervoorwerpen zoals uurwerken, ringen, kettinkjes enz…, of beter nog, laat deze dingen thuis, zoals alle andere waardevolle voorwerpen;
    5. Kom naar de wedstrijden zoveel als mogelijk in uniforme kledij, zeker bij uitwedstrijden;
    6. Opwarming gebeurt met een herkenbaar apart T-shirt, indien mogelijk uniform, nooit met de wedstrijduitrusting!
    7. De wedstrijduitrusting wordt door de club ter beschikking gesteld maar blijft eigendom van de club en wordt telkens gezamenlijk gewassen. De speelster/speler draagt zorg voor haar/zijn trui en broekje;
    8. Na iedere training en wedstrijd is er een verplichte douche;
    9. Sportletsels worden onmiddellijk aan trainer, ploegbegeleider, secretaris en clubdokter gemeld. Bij een voorziene afwezigheid - vanwege een sport ongeval - van meer dan twee weken moeten de clubdokter én de secretaris gecontacteerd worden voor het invullen en versturen van de nodige verzekeringsformulieren. Deze laatste is namelijk als ENIGE binnen de club daarvoor bevoegd, ongeacht wie de behandelende arts is, die uiteraard vrij mag gekozen worden. Zuivere overbelastingsletsels komen niet in aanmerking voor aangifte aan de verzekering.

  4. Lidgeld zie hiervoor: Lidgeld

  5. Besluiten:
    1. Alle aangesloten spelende leden, of hun wettelijke vertegenwoordigers (ouders, voogd), nemen kennis van en aanvaarden het “Huishoudelijk Reglement” zoals hierboven beschreven en verwoord. Op die manier tekenen zij als het ware een “Charter” met de Koninklijke Volleybalclub Racing Wara Genk;
    2. Op die manier creëren zij een band met onze club, die verder moet gaat dan de eigen ploeg en de eigen wedstrijden. Het bestuur hoopt inderdaad op een regelmatig onderling contact tussen de verschillende geledingen van onze volleybalclub, waarbij de jeugdspelers de senioresploegen komen aanmoedigen tijdens hun wedstrijden in de EURASURhal, Richter 17 te Genk (op zaterdag en/of zondag).
      Omgekeerd moeten de oudere spelers steun verlenen aan de jongeren in de vorm van peterschap, training en begeleiding van jeugdploegen en door een voorbeeldfunctie tijdens de verschillende activiteiten. Het vormt de beste stimulans voor een blijvende interesse voor de volleybalsport en voor het eigen leer- en groeiproces, waarbij zowel de louter sportieve ontwikkeling als algemeen opvoedkundige aspecten aandacht krijgen.

Voor de Raad van Bestuur van de Koninklijke VC Racing Wara Genk,
de secretaris

Genk, 01-12-2014